¿Título exagerado? En absoluto. En tiempos de crisis se
puede cotizar, vender y proyectar ingresos. Hay algunos tips que siempre tienen
que estar presentes y son infaltables. Ahora bien, en tiempos convulsionados,
con noticias financieras disruptivas y altísimo nivel de incertidumbre ¿También
se puede triunfar en la cotización y venta de servicios? Claro que sí. Lo
primero que hay que saber es que un presupuesto tiene muchos pasos y cada paso
es fundamental para convertir la venta. Desde la reunión inicial hasta en envío
del documento, todo es relevante y nada puede estar librado al azar. Además,
cada ítem tiene una razón y una explicación, no son cuestiones arbitrarias. Por
el contrario, en la diagramación de un presupuesto para un potencial nuevo
cliente siempre prima la racionalidad. Si bien cada caso tiene sus
particularidades, hay algunos puntos que sirven para la gran mayoría. Para que
todos y todas puedan poner en práctica estas acciones, y comenzar lo antes posible,
armamos una guía en orden cronológico, desde el primer contacto hasta el inicio
de las acciones.
1 – El contacto: Son muchas y muy diversas las
maneras por las cuales un potencial cliente llega a solicitar un servicio.
Conocido, referido, a través del sitio web, por visualización en las redes
sociales, foros de colegas y demás. El punto es que, para aprovechar cada
instancia y cerrar la contratación, ni bien se produce el contacto hay que
comenzar la gestión proactiva. Si la interpelación es por mail, mensaje privado
o Whatssap la devolución debe ser por escrito. Un texto breve y cordial en el
cual se brinda un saludo, una introducción a los servicios que se ofrecen, una
confirmación a que su requerimiento será considerado y una invitación a una
reunión (Vía llamada o videollamada en tiempos de pandemia). Al final, aclarar
que recién luego de reunión se enviará la propuesta de tareas. Si, en cambio,
fue una llamada telefónica, reducir la conversación a los mismos puntos que
hubiesen sido destacados por escrito. Importante: Devolver el mensaje o llamada
lo antes posible para evitar que otro profesional tome el trabajo primero.
2 – La reunión: La duración ideal de un encuentro pre
contratación es 40 minutos. No es casualidad que la versión libre de zoom
ofrezca ese tiempo para cada reunión. Durante el cara a cara está muy bien
romper el hielo para conocerse y, con celeridad, ir directo a los puntos a
tratar. El temario es simple y directo para detectar la necesidad del cliente y
obtener la información importante para cotizar. Es muy común que un prospecto
sienta la necesidad contar muchos datos o la larga historia de su proyecto,
todo esto no siempre es relevante para amar una propuesta. En ese caso, y con
sutileza, intentar volver al listado de ítems propios. Es de muchísima utilidad
llevar un listado pre armado. Algunos tips infaltables son objetivos, público o
audiencia, recorrido reciente de la marca, fortalezas, debilidades,
antecedentes en ese mismo servicio con otro colega y expectativas en relación a
tiempos y metas. Si, de forma circunstancial, durante la charla sale el tema
del capital que cuenta el cliente para invertir resulta un dato excelente para
presupuestar. En caso que el importe sea mucho menos de lo que vale el servicio
propio se pueden armar un pack de opciones tipo “Combos”.
3 – La búsqueda de información: Después de la reunión
para armar la propuesta hay que tomar algunos días para recolectar información.
En cada caso habrá distintos materiales para investigar. Desde los honorarios que
cobran otros colegas por un servicio similar hasta cuestiones inherentes a la
actividad propiamente dicha. Es importante tener toda la información necesaria
antes que enviar las propuestas. Tal vez, en esta búsqueda, se presente la
necesidad de hacer una nueva interconsulta. Es preferible enviar un mensaje o un
mail más para optimizar la cotización, todo lo que sume eficiencia cuenta de
forma positiva. El tiempo de búsqueda de data y de elaboración del documento no
debería exceder los 5 días hábiles. En este enlace hay una serie de tarifarios
que recopiló Sol Liggera a partir de las inquietudes que llegaron de seguidores
en las transmisiones Live de Instagram que hacemos los martes. Conversar e
intercambiar con colegas siempre es buena idea en esta instancia de la
cotización.
4 – Las alianzas estratégicas: Es muy frecuente durante
el contacto, o también en la reunión, que se presente una situación que parece
frustrante, pero en realidad no lo es. Si en el pedido del cliente hay alguna
tarea que no forma parte del servicio que se le puede ofrecer existe una
solución. Una vez más la figura que tantas veces reforzamos y enaltecimos desde
#HaceloPosible: Aliados y aliadas estratégicas para sumar fuerzas y ganar
trabajo. En estos casos la recomendación
es siempre decir la verdad al consultante. Todos valoramos la sinceridad,
entonces fluirá muy bien cuando se indique que “En nuestro equipo hay una persona
que se equipa en especial de esa tarea, es un/a profesional que merece nuestra
plena confianza”. Si aún no disponemos de un/a aliado/a estratégico/a entonces
se puede dejar esa parte del pedido “A confirmar” y formará parte de la
instancia de búsqueda de información. Es recomendable siempre formar parte de grupos
de Facebook, Whatssap, LinkedIn y demás en los cuales circule información sobre
el rubro.
5 – La propuesta: Se trata de la elaboración de un
documento que se enviará con toda la información importante del trabajo que se
realizará. La propuesta se envía por escrito y es muy recomendable armar una
presentación con detalles de diseño y algo de color que la conviertan en una
lectura agradable y armoniosa. El encabezado tiene el nombre del proveedor
(¡Nosotros/as!), el servicio ofrecido, el nombre del cliente o marca, el mes y
el año. En el cuerpo del texto se sugiere detallar títulos o subtítulos tales como
objetivos, tareas de desarrollar, plazos en los cuales se va a realizar cada
tarea, especificaciones cualitativas y cuantitativas y demás. Un buen consejo
es, en algunos casos complejos o con metas altas, detallar períodos de tiempo
para distintas etapas de los servicios. Al final los honorarios en la moneda
correspondiente con la aclaración de precio final o si hay que agregar el IVA.
Si es un fee fijo (Un servicio que se brinda todos los meses de forma continua)
también hay que aclararlo como un valor mensual. Al pie del documento llega la
famosa “Letra chica” que indicará disponibilidad de factura, si el pago es por
transferencia bancaria, períodos de pago, y validez del presupuesto desde el
momento de emisión. Detalle central: En toda la propuesta utilizar las palabras
valor, inversión o monto y evitar costo, precios y cantidad.
6 – El documento: El archivo tiene que estar guardado
en formato PDF con todos los datos personales. Nombre completo, mail, teléfono
y redes sociales profesionales. Cuanta más información del proveedor más
sensación de transparencia. Además, es vital que esté bien escrito, de forma clara
y legible con un orden prolijo de los ítems. Para armar un documento eficiente
que contribuya a cerrar la propuesta de forma positiva es conveniente pensar en
“Cierres parciales de venta”. Es por eso que se orienta al formato
introducción, objetivos, especificación de como se obtendrán esos objetivos,
todas las tareas que se realizarán para que las metas se cumplan en tiempo y
forma, los detalles necesarios, servicios adicionales o de segunda etapa y
recién al final la parte contractual. Un consejo muy útil es armar la propuesta
y revisarla al otro día, o por lo menos unas cuantas horas después. Con esa
segunda lectura espaciada se conseguirá pulir detalles.
7 – El envío: El envío será por mail desde la casilla
que se usa para trabajar y que, luego, será el mismo contacto para el día a día
con el cliente. En el título colocar una frase que sea identificatoria del
contenido como “Propuesta de servicios para XXX” o similar. A menos que
se haya solicitado expresamente por una razón específica el envío por Whatssap
o mensaje de redes, siempre las propuestas se emiten de manera formal, por
escrito y a través de un coreo electrónico. En el cuerpo del mail se deja un
saludo y un pedido de confirmación de recepción. Además, siempre suma puntos
aclarar que la disposición para conversar sobre dudas o consultas que pudiesen
surgir a partir de la lectura del documento.
8 - El seguimiento: Una vez enviado el documento
pueden pasar muchas cosas. En algunos casos en seguida llegan consultas y
preguntas. Incluso puede surgir una segunda reunión para despejar dudas. Se
recomienda que este segundo encuentro sea más corto que el primero e ir con “Espíritu
de cierre”. En el caso de no obtener respuestas después de 5 días hábiles se
enviará un nuevo correo para consultar si la cotización fue evaluada y verificar
si hay preguntas. En el caso que la respuesta sea “Lo vamos a dejar para más
adelante”, la recomendación es agradecer el tiempo y consultar cuando se
considera prudente retomar la charla. El envío de una cotización requiere
tiempo y energía, por tanto, quien lo realiza está en todo su derecho de
solicitar feedback y generar un vínculo de continuidad en esa intención. Si la
respuesta no se demora, entonces es recomendable agendar fechas de contacto y
solicitar confirmación una vez por semana durante las próximas tres semanas. Si
la respuesta es positiva entonces de forma inmediata se debe enviar un mail
para agradecer la confianza, expresar la satisfacción por iniciar esta relación
comercial y sugerir días y horarios para la primera reunión de planificación.
9 – El comienzo: A este encuentro se lo suele llamar
reunión de planificación o Kick off. Es un encuentro de aproximadamente una
hora en el cual se detallan todos los puntos del inicio de las tareas. Llegar
con un plan de trabajo, períodos de tiempo estipulados y bocetos de ideas es
muy útil para comenzar. También un listado de todo lo necesario para el inicio,
desde materiales que debe proveer el cliente hasta accesos para empezar a
gestionar servicios. Establecer una agenda común, un calendario de reuniones,
un sistema de contactos y demás serán excelentes pasos para iniciar un vínculo
con un nuevo cliente. El objetivo es que, a partir de aquí, surjan nuevas
recomendaciones para otros potenciales y nuevas solicitudes de servicios para
cotizar.
Fernanda Santágata
